东北农业大学关于举办国际会议的暂行规定

东北农业大学具备举办国际学术会议的条件，在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位，更好地扩大我校教职工、研究生、本科生与国际上知名学者的学术交流活动和促进国际科技合作。因此，学校鼓励支持具备条件的院、系等有关单位积极发起、主办或承办国际学术会议。为了更好地对我校申办、承办和举办国际会议进行管理，根据中办发[2006]10号文及教育部教外厅[2005]5号文等相关文件最新指示精神，现将我校有关国际会议相关规定如下：

1、举办国际会议要从提升我校教学、科研水平出发，统筹安排，目的明确，以我为主，为我所用，精简务实，厉行节约，从严掌握会议会期、规模和规格。

2、国际交流处是申办国际学术会议的归口管理单位。会议主办或承办单位一般应在会议举行前1年向国际交流处递交书面报告，由国际交流处报送主管校长审批。未经学校或者政府相关部门批准的，任何单位、个人不得对外申办、承诺举办国际会议。

3、请示内容应包括：申办、承办和举办国际会议的必要性，主办单位及协办单位名称，会议主题和主要内容，举办时间、会期、地点，与会人员范围、总数及外宾人数，是否邀请外国政要或前政要出席会议，经费预算及来源，相关涉台和其他敏感问题及对策，有关国际组织情况等，并附上有关背景材料。

4、我校发起的国际会议一般不宜形成固定年会或例会；已形成固定机制的，要重新评估；严禁借办会之名设立常年“论坛”或设立常设“秘书处”等机构。经批准同意申办的国际会议，在申办过程中不得做出超出授权范围的承诺或承担额外的义务（如临时成立国际性组织）。

5、坚持厉行节约、讲求实效。要合理编制会议预算，严格限定经费开支范围和标准，禁止利用举办国际会议搞公费旅游、重复宴请、铺张浪费和赠送高档礼品。禁止以营利为主要目的举办国际会议。

6、一经批准，国际学术会议的主办或承办单位应尽快组成学术委员会和组织委员会，其成员应具有相当的学术地位和组织能力，具有较强的责任感，可承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作。

7、在校内举行国际学术会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等事项由会议组委会、校办、国际交流处等学校有关部门协商解决。宗旨是确保会议顺利进行。

8、国际会议材料的收集、整理、立卷和归档等由主办或承办单位负责。国际会议结束后，主办或承办院、系、所应在两周内将会议总结、照片、领导或重要来宾发言稿、录音录像以及会议论文集等资料报国际交流处备案。

9、因违反相关规定而造成不良影响或不可挽回损失的，对主要责任人和主管部门将给予通报批评直至追究责任。